İşletmelerin ticari faaliyetleri kapsamında yapmış oldukları giderlerin belgelendirilmesi çoğu zaman ödeme kaydedici cihaz fişleri ile olmaktadır. Fatura düzenleme limiti altında kalan giderlerin belgelendirilmesi için alınan ve işlemenin ticari defterlerine kayıt edilen bu belgelerin gider belgesi olarak kullanılmasının mümkün olup olmadığı ve katma değer vergisinin indirim konusu yapılıp yapılamayacağı hususları bu yazımızın konusunu oluşturmaktadır.
167 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’nde birinci ve ikinci sınıf tüccarlarla defter tutmak mecburiyetinde olan çiftçilerin, birinci sınıf tüccarlara, serbest meslek erbabına, defter tutmak mecburiyetinde olan çiftçilere, kazançları götürü usulde tespit olunan tüccarlara, vergiden muaf esnafa sattıkları emtia veya yaptıkları işler için satılan emtianın veya yapılan işin bedeli ne olursa olsun fatura vermelerinin emtiayı satın alan veya hizmeti yaptıran bu kimselerin fatura istemelerinin ve almalarının zorunlu olduğu ve bunlar için perakende satış fişlerinin geçerli olmayacağı belirtilmiştir.
Ancak iş yerinde kullanılmak ve tüketilmek amacıyla satın alınan ve bedeli fatura düzenleme mecburiyetini belirleyen kanuni haddi aşmayan mal ve hizmet bedelleri (gıda, şeker, çay, ekmek, kırtasiye, mutfak tüpü, yemek, gazete, hırdavat, sabit kıymet bakım-onarımı vb.) ile şirket çalışanlarının görevli olarak çıktığı iş seyahatlerinde satın almış olduğu (yemek, otopark, otoban geçiş ücreti, taksi ücreti, oto yıkama vb.) hizmet bedelleri için mal ve hizmet satan kişilerce düzenlenen perakende satış fişleri ile yazar kasa fişlerinin gider belgesi olarak kullanılmasının mümkün olup olmadığı ve katma değer vergisinin indirim konusu yapılıp yapılamayacağı hususunda Gelir İdaresi Başkanlığı’nın görüşü bulunmaktadır.
Gelir İdaresi Başkanlığı tereddüt konusu olan bu hususta vermiş olduğu bir görüşte; fatura düzenleme haddinin altında kalan mal ve hizmetler için alınan perakende satış veya yazar kasa fişlerinin gider belgesi olarak kullanılması mümkün bulunduğu; KDV mükelleflerinin işletmelerinde tüketime konu olacak kırtasiye, büro ve temizlik malzemeleri, gıda gibi genel giderlerin ödeme kaydedici cihaz fişi ile tevsik edilmesinin mümkün olduğu; ancak, bunlar dışında kalan alış ve giderler ödeme kaydedici cihaz fişi ile teşvik edilemeyeceğinden, söz konusu belgelerde yer alan katma değer vergisi de indirim konusu yapılamayacağı yönünde görüşü bulunmaktadır.
İdarenin vermiş olduğu özelge dikkate alındığında işletmelerin ticari kazancın elde edilmesi ile ilişkilendirilmeyen giderler için alınan ödeme kaydedici cihaz fişlerinin ticari defterlere kayıt edilmesinin uygun olacağı, 204 Seri No’lu VUK Genel Tebliği’ne göre; kırtasiye büro ve temizlik malzemeleri gibi işletmenin bünyesinde kullanılan ve kurum kazancının elde edilmesiyle doğrudan ilişkili olan bu harcamalar dışındaki giderler için fatura sınırının altında kalsa dahi fatura alınması gerektiği sonucu ortaya çıkmaktadır.
Genel tebliğ ve özelgelere aykırı hareket edildiğinde ve vergi incelemesi ile karşılaşıldığında;
Fatura alınması gerektiği halde fatura yerine ödeme kaydedici cihaz fişi alınmış olsa dahi özel usulsüzlük cezasının kesilmesi, söz konusu gider ödeme kaydedici cihaz fişi ile belgelendirilse bile işletmeye ait gider olmadığı iddiasıyla giderlerden düşülmesi ve indirilen Katma Değer Vergisi’nin reddedilmesi uygulamaları ile karşı karşıya kalınma ihtimali bulunmaktadır.